Optimiser ses écrits professionnels

Objectifs de l’écrit professionnel

Informer, proposer, réclamer, gérer…

Organisation du texte

Choisir un plan en fonction de l’objectif
Construire en paragraphes
Utiliser les différents procédés pour écrire ce qui est utile à la compréhension du message

Les règles de la lisibilité

La lisibilité typographique
La lisibilité rédactionnelle
Présenter son courriel

Rédiger et mettre en valeur ses idées

Choisir son registre de langue, la justesse de ton
Articuler ses idées
Mettre en valeur son texte par la présentation

Entraînement à la rédaction

Mémos
Lettres
Notes
Rapports…

Prise de parole en public

Communication et expression orale

S’adapter à une situation
Maîtriser les contraintes de temps, de lieu, d’objectif, d’adaptation au destinataire
Choix des moyens d’expression
Prise en compte de l’attitude et des questions de l’interlocuteur

Organiser un message orale

Respect du sujet
Structure interne du message
Intelligibilité, précision et pertinence des idées
Valeur de l’argumentation
Netteté de la conclusion
Pertinence des réponses

Prise de parole

Travail sur l’expression verbale et non verbale
S’exprimer et faire s’exprimer
Structurer ses interventions

Accueil téléphonique et en face à face

La communication orale : généralités
Caractéristiques de la communication orale
Connaître les facteurs de perturbation
Adopter les comportements facilitateurs

L’accueil en face à face
Donner une bonne impression de soi
Se mettre en phase avec son interlocuteur
Respecter une distance de communication
Détecter les signes pour prévenir les conflits
Traiter la demande
Expliquer pour informer
Rassurer et s’assurer qu’on a été compris
Conclure et raccompagner un visiteur

L’accueil au téléphone
Connaître les avantages et inconvénients de l’outil téléphone
Adopter le bon comportement et le vocabulaire téléphonique
Connaître les règles de la communication téléphonique
Se présenter
Adopter une écoute active, questionner
Laisser ou prendre un message téléphonique
Reformuler pour valider
Renseigner ou réorienter
Conclure et prendre congé

Gestion du temps

Faire le point sur son organisation et la façon degérer son temps

Dresser le bilan de sa situation

Analyser l’utilisation de sa relation au temps et son style d’organisation
Évaluer ses marges de manoeuvre et remettre
en cause ses habitudes
Transformer les lois inexorables du temps en atouts

Utiliser les outils efficaces pour gérer son travail

Visualiser son activité et ses résultats à travers une grille de suivi 

Optimiser son organisation

Définir le périmètre de sa mission
Les actions commerciales et les autres
Classer ses actions en fonction des priorités et des objectifs
Hiérarchiser entre urgent et important
Gérer les imprévus et les urgences

Développer des comportements gagnants

Optimiser la relation avec ses clients dans un temps limité
S’affirmer dans ses relations, savoir dire non pour gagner du temps
Préparer et organiser ses rendez-vous clients
Découper et planifier ses activités entre les rendez-vous
Optimiser ses déplacements
Hiérarchiser son portefeuille clients et les actions à mener

Repérer les obstacles personnels à une bonne organisation du travail

Découvrir les attitudes face à la gestion du temps
Savoir évacuer le stress et relativiser

Gestion positive du stress professionnel

Comprendre le stress

Qu’est-ce que le stress ? définition, causes et conséquences
Reconnaître les symptômes du stress chez vous et chez les autres
Les différentes manifestations du stress
Repérer les causes internes et externes
Les réponses au stress : attaque ou fuite, avantages et inconvénients

Se préserver mentalement et émotionnellement

Maîtriser les agents stressants pour une meilleure sérénité d’esprit
Donner un sens à son activité professionnelle pour mobiliser son énergie
Découvrir votre mission personnelle : rôle, position, fonction, objectifs
Gérer son niveau émotionnel
Orienter et contrôler le mental
Tester sa résistance aux causes de tensions habituelles

Appréhender le stress de la relation à autrui

Désamorcer les relations stressantes
Découvrir les mécanismes de propagation du stress
Se protéger des réactions en chaîne
Utiliser le travail en équipe pour construire une relation de confiance
Mises en situation et analyse

Transformer le stress destructeur en stress constructeur

Prendre conscience de la relation corps-esprit
Contrôler les situations délicates
Mieux se motiver et motiver les autres
Maîtriser la fonction respiratoire
Vivre avec une conscience plus aiguë pour transformer le stress
S’initier à l’art de vivre détendu et en pleine-forme

Windows Comprendre et gérer son environnement informatique

Code CPF 146867

Découverte de l’ordinateur

Les composants de l’unité centrale
Les principaux périphériques

Interface utilisateur

L’interface Windows
Fonctionnement des fenêtres
Fonctionnement des icônes

Utilisation de l’environnement

Exécuter et fermer une application
Sauvegarder, récupérer ou créer des documents de travail
Déplacer ou dupliquer des données au sein d’une application
La corbeille : supprimer son contenu, récupérer des données

Gestion des fichiers et des dossiers

Créer et gérer des dossiers
Créer, chercher, déplacer, dupliquer, supprimer des fichiers
Faire des copies de sécurité
Utilisation d’unités de stockage externes (clé USB...)

Gestion d’impression

Imprimer
Résoudre les problèmes d’impression

Personnalisation de Windows

Gestion des paramètres souris, heure , date, symboles monétaires
Créer des raccourcis et personnaliser le menu «démarrer»
Installer des périphériques

CERTIFICATION : passage du test PCIE

Excel Initiation

Code CPF 146867

Gestion des classeurs et documents

Créer un classeur
Insérer, supprimer et déplacer des cellules
Organiser les feuilles de calculs
Rechercher un document
Nommer les feuilles de calculs
Mise en page

Création et utilisation de calculs dans un tableau

Créer des formules de calculs simples
Saisir et modifier les données des cellules
Recopier les formules de calculs

Mise en forme de données et contenus

Mettre en forme les tableaux
Numéroter les pages
Modifier le format des lignes et colonnes
Fusionner les cellules
Insérer des objets graphiques

Analyse de données

Créer, modifier et positionner des graphiques

CERTIFICATION : passage du test PCIE

Excel Perfectionnement

Code CPF 146867

Organisation et analyse des données

Utiliser des sous-totaux
Créer et appliquer des filtres complexes
Grouper des données sous forme de plan et utiliser la validation des données
Créer et modifier des listes de données
Ajouter, démontrer, fermer, modifier, fusionner des scénarios, en faire une synthèse
Analyser les données avec des outils automatiques
Créer des tableaux et graphiques croisés dynamiques
Utiliser les fonctions recherche et référence
Base de données
Trouver des antécédents, dépendants et erreurs dans les formules
Localiser des formules et des données invalides
Espionner et évaluer des formules
Définir, modifier et utiliser les zones nommées

Formats des données et contenus

Créer et modifier des formats personnalisés
Utiliser des formats conditionnels
Formater des objets graphiques, des graphiques et des diagrammes

Travail de groupe

Protéger des cellules, des feuilles et des classeurs
Appliquer des options de sécurité aux classeurs
Partager des classeurs, fusionner des classeurs
Suivre, accepter, refuser des modifications apportées aux classeurs

Gérer les données et les classeurs

Importer, exporter des données d’Excel
Publier et modifier des feuilles de calcul et des classeurs Web
Créer et modifier des modèles de classeur
Consolider des données
Définir et modifier des propriétés des classeurs

Personnaliser Excel

Personnaliser des barres d’outils et des menus
Créer / modifier / exécuter des macros
Modifier les paramètres par défaut d’Excel

CERTIFICATION : passage du test PCIE

Word Initiation

Code CPF 146867

Création de contenu

Saisir et modifier du texte
Utiliser les fonctions copier / couper / coller
Insérer des objets graphiques
Création d’un document type

Organisation de contenu

Insérer et modifier des tableaux simples
Mettre en forme des tableaux

Mise en forme de contenu

Mettre en forme du texte
Mettre en forme des tableaux
Mettre en forme des paragraphes
Gérer les tabulations
Rechercher et remplacer du texte
Créer et appliquer des styles

Mise en forme et gestion des documents

Créer de nouveaux documents
Organiser des documents dans les dossiers
Enregistrer des documents
Imprimer des documents

CERTIFICATION : passage du test PCIE

Word Perfectionnement

Code CPF 146867

Mise en forme des contenus

Créer des styles personnalisés
Contrôler la pagination
Utiliser les méthodes avancées de disposition
Insérer et modifier des objets
Créer et modifier des diagrammes et graphiques avec des données d’une autre source

Organisation de contenu

Trier un contenu dans des listes et tableaux
Exécuter des calculs dans les tableaux
Modifier le format d’un tableau
Utilisation des outils automatisés
Fusionner lettres et étiquettes avec d’autres sources de données

Mise en forme des documents

Créer et modifier des formulaires
Créer et modifier des arrières-plans
Créer et modifier les index de document et les tables
Gérer les notes de fin de document, de bas de page, des légendes et renvois
Créer et gérer les documents maîtres et les sous-documents

Collaboration

Modifier les options de suivi des modifications
Gérer les différentes versions d’un document
Protéger et limiter l’accès dans les formulaires et documents
Ajouter des signatures numériques aux documents
Personnaliser les propriétés d’un document

Personnalisation de Word

Créer, modifier et exécuter des macros
Personnaliser menus et barres d’outils
Modifier les options de word

CERTIFICATION : passage du PCIE

Powerpoint Initiation

Code CPF 146867

Création des données

Créer des présentations
Insérer et modifier le texte des diapositives
Insérer des images, des formes automatiques et objets graphiques
Insérer des objets

Mise en forme des données

Mettre en forme le texte des diapositives
Mettre en forme les images, les formes automatiques et objets graphiques
Mettre en forme les diapositives

Gestion des présentations

Organiser une présentation
Minuter un diaporama
Présenter en mode commentaire
Présenter en mode trieuse de diapositives
Imprimer les diapositives, plans, commentaires et notes du présentateur

CERTIFICATION : passage du PCIE

Powerpoint Perfectionnement

Code CPF 146867

Création de données

Créer de nouvelles présentations à partir de modèles
Modifier le texte des diapositives
Insérer tableaux, graphiques et diagrammes
Construire des organigrammes

Mise en forme des données

Mettre en forme les diapositives
Appliquer des jeux d’animation
Appliquer des transitions entre les diapositives
Personnaliser un modèle de conception
Travailler avec les masques
Insérer des liens hypertexte

Travail de groupe

Effectuer le suivi, protéger les modifications dans une présentation
Ajouter, modifier et effacer des commentaires dans une présentation
Comparer et fusionner des présentations

Gestion et projection des présentations

Paramétrer une présentation en vue de sa projection
Projeter une présentation
Préparer des présentations pour une projection à distance
Exporter une présentation dans une autre application Microsoft Office
Lier plusieurs présentations

CERTIFICATION : passage du test PCIE

Access Initiation

Code CPF 146867

Structure d’une base de données

Créer une base de données Access
Créer et modifier les tables
Définir et modifier les types de champs
Modifier les propriétés des champs
Créer et modifier des requêtes simples
Créer des formulaires
Créer des états

Saisie des données

Saisir, modifier et supprimer des enregistrements
Rechercher et accéder aux enregistrements

Organisation des données

Trier les enregistrements
Filtrer les enregistrements
Organiser la disposition d’un formulaire
Modifier la mise en page d’un état

Gestion des bases de données

Imprimer les données d’une base de données
Sauvegarder une base de données

Access Perfectionnement

Code CPF 14686726

Structure d’une base de données rappel

Rappeler les règles de normalisation
Présenter les différents objets, les propriétés des champs
Utiliser des données externes

Organisation des données

Définir les types de relation
Définir et modifier le types de jointure
Appliquer une intégrité référentielle

Formulaires et états avancés

Effectuer des contrôles calculés
Créer un formulaire de recherche automatique
Présenter les propriétés du formulaire
Les contrôles : listes déroulantes, onglets, groupes d’options
Créer des sous-formulaires et des sous états

Requêtes avancées

Concevoir des opérations et regroupements
Concevoir des requêtes d’analyse croisée
Concevoir des requêtes de recherche de doublons
Concevoir des requêtes de non correspondance
Les requêtes actions

Macros commandes et automatisation

Créer des macros
Définir les actions et arguments
Affecter une macro à un événement d’un formulaire
Affecter une macro à des contrôles
Créer des formulaires de démarrage
Automatiser l’ouverture d’objets par des boutons et des menus
Définir la valeur des contrôles
Vérifier la validité des données

CERTIFICATION : passage du test PCIE

Internet

Code CPF 146867

Naviguer

Rechercher des informations sur le Net
Utiliser les moteurs de recherche, annuaires…
Conserver les adresses utiles
Travailler hors connexion

Communiquer

Utiliser les forums
Intervenir dans un groupe de discussions
Créer son blog
Discuter avec un tchat
Discuter avec un logiciel de messagerie instantannée

CERTIFICATION : passage du test PCIE

Outlook Initiation

Code CPF 146867

Utilisation de la messagerie

Lire, envoyer, rédiger, imprimer un message
Transférer, rappeler et répondre à des messages, utiliser le carnet d’adresse
Marquer un message à l’aide d’un indicateur
Naviguer dans la messagerie
Gérer les pièces jointes
Ajouter une signature à un message, utiliser des modèles
Personnaliser sa messagerie

Gestion des messages

Créer des dossiers
Définir les options d’affichage
Archiver des messages
Filtrer une vue

Utilisation du calendrier

Planifier des rendez-vous et des événements, définir des rappels
Imprimer et configurer les options d’impression du calendrier
Planifier des rendez-vous périodiques
Planifier une réunion, ajouter et supprimer des participants à une réunion
Enregistrer un calendrier comme page web

Gestion des contacts

Créer, modifier, organiser et supprimer des contacts

Gestion des tâches

Créer, mettre à jour, accepter, refuser, organiser des tâches
Assigner des tâches à d’autres utilisateur

Gestion des notes

Créer des notes
Envoyer une mote par messagerie

CERTIFICATION : passage du test PCIE

Gestion commerciale informatisée

Présentation générale du logiciel
Création de la société, des articles et des fiches de stocks
Création des fiches clients
Enregistrement des fournisseurs, des représentants
Mise en place des dépôts
Élaboration des tarifs
Documents des ventes
Saisie d’un bon de commande client
Transformation en bon de livraison
La facturation
Documents des achats
Préparation de commandes
Bon de commande fournisseur et transformation en bon de livraison
Réapprovisionnement
Documents des stocks
Mouvements d’entrées / sorties
Virement de dépôt à dépôt
Impression de la liste des pièces et de l’état de contrôle
La gestion des abonnements
Création de modèles d’abonnements, confirmation d’un abonnement
Génération des pièces d’abonnement
Les règlements
Saisie des règlements clients
Gestion des écarts de règlements
Impression
Impression du reçu de paiement et de l’échéancier
Impression de la liste des clients, de la liste des fournisseurs
Impression de la liste des articles, des documents d’achats
Impression des documents de vente, mise à jour comptable
Impression des journaux comptables

Se former à la comptabilité informatisée

Paramétrage

Créer la société et paramétrer le plan comptable
Définir les dates d’exercice et la période d’activité
Créer les comptes, les comptes auxiliaires
Créer les journaux

Enregistrements

Ouvrir un exercice comptable
Enregistrer les écritures courantes
La saisie standard, la saisie spécialisée
Générer et appeler un modèle
Saisie d’encaissement / de paiement
Régime de TVA sur les encaissements / décaissements
Le brouillard et sa validation

Le lettrage

Objectifs
Lettrage manuel et lettrage automatique
Dé-lettrage

Les rapprochements bancaires

Les principes
Utilisation de l’option rapprochement bancaire
Edition de rapprochement bancaire

Les états

Réaliser les clôtures mensuelles et annuelles
Éditer grand livre, balances, compte de résultats et bilan
État des journaux, état du brouillard, état de TVA
Passer les écritures d’A-nouveau et ouvrir un nouvel exercice

Sauvegarde et restauration

Se former à la logique comptable

Le cadre comptable

Découvrir le rôle de la comptabilité
Connaître le processus comptable      

Le plan et les normes comptables

Les principes comptables
Le plan comptable général

Les principes de la comptabilité

Principes de la partie double débit/crédit
Les règles d’enregistrement
Les journaux et leur utilisation (Achats, Ventes, Banque,   Caisse, Opérations diverses)
Le grand livre
La balance
Le bilan
Le compte de résultat

Les grands postes du bilan

Appréhender les éléments du bilan
(actif immobilisé, actif circulant, capitaux propres, dettes)
Les mouvements dans le bilan
La notion de patrimoine

Les grands postes du compte de résultat

Comprendre la logique du compte de résultat
Les notions de charges et de produits

De la pièce comptable aux états de synthèse

Suivre au quotidien la gestion des comptes clients

Les opérations de facturation

Établir des factures de vente de biens
Établir des factures de vente de prestations de services ou de travaux
Établir des factures d’acompte sur vente de prestations de services ou de travaux
Établir des factures de vente de biens à l’étranger, remplir une DEB
Établir des avoirs pour retour de marchandises, pour réductions commerciales ou financières

Comptabilisation de la facturation

Les ventes
Les réductions commerciales et financières
Les frais de port
Les acomptes déjà versés
Les avoirs
Repérer l’exigibilité de la TVA sur les prestations de services et les travaux
Les emballages
Les ventes à l’étranger

Suivre au quotidien la gestion des comptes fournisseurs

La gestion des commandes

Analyser et comparer les offres pour choisir un fournisseur
Établir des commandes

La comptabilisation des achats

Les achats de biens stockés et non stockés
Les travaux et services consommés
Les acquisitions d’immobilisation
Les réductions commerciales et financières
Les frais accessoires
Les acomptes déjà versés
Les avoirs
Les emballages achetés et consignés
Les achats à l’étranger
Les livraisons à soi-même

Suivre au quotidien la trésorerie

Encaissement

L’encaissement au comptant des créances clients
L’encaissement des effets de commerce

Règlement

Le règlement des fournisseurs au comptant et par effet de commerce
Les cessions de créances (Dally, affacturage)
Les emprunts
Le crédit bail
Les valeurs mobilières de placement

Suivre les opérations liées aux salaires et aux impôts

Traiter les opérations en relation avec l’administration fiscale

Le régime du réel normal :
Calculer, déclarer et payer et comptabiliser la TVA
Comptabiliser un crédit de TVA
Demander le remboursement d’un crédit de TVA
Le régime du réel simplifié :
Contrôler, moduler le montant d’un acompte de TVA
Comptabiliser un acompte de TVA
Effectuer la déclaration annuelle CA12 et payer le solde de TVA

Traiter les opérations en relation avec le personnel et les organismes sociaux

Établir les déclarations aux organismes sociaux
Comptabiliser les charges dues au personnel
Comptabiliser le précompte des cotisations sociales
Comptabiliser le paiement des salaires
Comptabiliser les cotisations patronales
Comptabiliser le paiement des cotisations aux organismes sociaux

Travaux mensuels

Gestion des comptes clients

Suivi des comptes
Écritures de régularisation
Relance clients
Incidence au niveau de la Trésorerie

Gestion des comptes fournisseurs

Suivi des comptes
Écritures de régularisation
Incidence au niveau de la trésorerie

Gestion de la trésorerie

États de rapprochement
Écritures de régularisation

Savoir lire le bilan et le compte de résultats

Le bilan

Interprétation des rubriques actifs / passifs
L’équilibre du bilan
Définition et analyse du patrimoine

Les équilibres financiers

Calcul et interprétation des fonds de roulement
Besoin en fonds de roulement et trésorerie nette

Le rentabilité du compte de résultats

Les rubriques charges et  produits
Lien entre bilan et compte de résultat

Les fonds propores

Analyse des ressources stables de l’entreprise
Affectation du résultat 

La capacité d’autofinancement (CAF)

Définition
Les méthodes de calcul
Interprétation

Les actifs circulants

Analyse des stocks et leur influence
Analyse des créances clients
Analyse des fournisseurs débiteurs
   

Travaux d’inventaire

La préparation du dossier d’inventaire

La vérification du grand livre
L’état de rapprochement bancaire
La balance avant inventaire

Les principes comptables et leur application

Les immobilisations
Les stocks
Les comptes de tiers
Les comptes financiers
La régularisation des charges et des produits

Des écritures d’inventaires

Les amortissements : par unité d’oeuvre, linéaire, dégressif, dérogatoire
Les dépréciations
Les provisions pour risques et charges
Les provisions réglementées
Les factures non parvenues
Les factures à établir
Les charges constatées d’avance
Les produits constatés d’avance
La variation du stock

La balance après inventaire

L’établissement des imprimés fiscaux
Les obligations fiscales
Les contrôles de cohérences

Gestion commerciale

Les documents commerciaux

Bon de commande, devis, contrat de service, bon de livraison, factures
Les conditions générales de vente
Les réductions commerciales et financières
Les frais de port
Les contraintes légales et réglementaires

Les offres de financement au client

Notions (compte courant, gestion des exédents de trésorerie, autres services)
Le financement de l’activité (escompte, découvert, affacturage...)
Le financement externe des investissements

Évaluation du risque client

L’évaluation du risque client par le Bilan
L’évaluation du risque client par le Compte de Résultat

Prise de rendez-vous téléphonique

Principes de la communication
Émetteur / Récepteur
Adaptation d’un message en fonction du destinataire
Signification et perception d’un message oral
Prise en compte du discours et de l’attitude de l’interlocuteur

Expression orale
Connaître et respecter les conditions préalables et indispensables à toute communication orale
Se faire entendre
Poser sa voix, articuler, contrôler le débit, varier l’intonation
Adapter sa voix et son attitude aux contraintes de la situation

Prise de rendez-vous téléphonique
Organisation de la télé prospection
Les différentes techniques de télé prospection
Les stratégies d’appels
Mise en place du plan de l’entretien téléphonique

Le traitement des objections
Le barrage secrétaire
Les objections classiques et leurs réponses
Entraînement à partir d’un argumentaire modèle

Savoir négocier

Auto-analyse

Déterminer son style
Respecter le schéma de l’entretien
Maîtriser la pression, l’émotivité…

Construire une stratégie de négociation

Préparer une négociation
Définir les objectifs de la négociation
Évaluer les intérêts de chacun
Utiliser ses comportements relationnels et comprendre ceux des autres
Savoir exploiter le jeu de la partie adverse

Déroulement d’une négociation

L’introduction, la présentation
La découverte des motivations du client
Détecter le pouvoir décisionnel de l’interlocuteur
Organiser l’argumentation
Confirmer l’intérêt du client
Présenter le prix et les modalités de financement
Préparer la vente
Répondre aux objections
Envisager les plans de secours
Conclure et faire signer

Mise en situation

Wordpress Initiation

Code CPF: 146867

Installer et paramétrer Wordpress

Installer l’environnement de travail Wordpress
Effectuer les paramétrages de base
Effectuer les mises à jour

Gérer les pages et créer un article

Créer une page à partir d’un thème
Écrire et paramétrer un article
Travailler sur les fichiers personnalisables
Créer un thème personnalisé
Structurer et composer un thème Wordpress
Réaliser la maquette graphique du thème
Ajouter un thème dans Wordpress
Mettre en page un thème personnalisé

Installer des plugins

Chercher un plugin et l’installer dans Wordpress
Composition et validité d’un plugin